e-mail Archivierung
Vorteile auf einen Blick
Gute Gründe für die moderne E-Mail Archivierung
Rechtskonform
Vollautomatisch
Revisionssicher
Langfristig
Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben
Ein umfassendes Technologiekonzept ermöglicht Ihrem Unternehmen alle relevanten rechtlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen zu können. Dazu zählen die Vollständigkeit der Archivierung, Manipulationssicherheit, Protokollierung und Aufbewahrungsrichtlinien.
Revisionssicher
Die vollautomatische und gesicherte Aufbewahrung der digitalen Daten erfüllt alle rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz.
Unveränderbarkeit der Daten
Um eine missbräuchliche Benutzung der archivierten E-Mail-Daten der einzelnen Benutzer auszuschließen, werden emails in Ihrer originalen Form direkt beim Eintreffen und Versand in den Rechenzentren gespeichert. Auch Administratoren haben keinen Zugriff auf die archivierten User-E-Mails.
Datenschutz
Ausschluss einzelner Nutzer von der Archivierung. Zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wird beispielsweise der Betriebsrat von der automatischen E-Mail-Archivierung ausgeschlossen.
Aufbewahrungsfristen regulieren
Für geschäftliche E-Mails gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Gängige Geschäfts-E-Mails sind 6 Jahre aufzubewahren, bei Buchungsbelegen oder Rechnungen ist eine Zehn-Jahres-Frist vorgegeben. Per E-Mail zugegangene Bewerberdaten hingegen sind nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu löschen.
Sicherheit
Archivierung interner E-Mails. Zusätzlich zu den aus- und eingehenden E-Mails lassen sich auch intern versendete und empfangene E-Mails archivieren.
Diese werden über die Journaling-Funktion des Mailservers bereitgestellt und sind ebenfalls im Original unveränderbar gespeichert.
Zuordnung & Kennzeichnung
Für die eindeutige Zuordnung und Kennzeichnung aufbewahrungspflichtiger E-Mails beinhaltet die E-Mail-Archivierungs-Software Funktionen für das Lösch- und Aufbewahrungsmanagement.
DSGVO & GoBD konform
Intelligente Softwarelösungen archivieren alle relevanten emails rechtskonform und natürlich DSGVO und GoBD konform.
Legal Hold
Archivierte E-Mails können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen von Benutzerrechten, Aufbewahrungsfristen usw. nicht aus dem Archiv gelöscht werden.
Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit
Vollautomatische Archivierung aller ein- sowie ausgehenden E-Mail Nachrichten in Ihrer originalen Form und sichere unveränderbare Ablage in verschlüsselten Datenbanken in zertifizierten und gesicherten Rechenzentren.
Alle E-Mails werden vollautomatisch und dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv gespeichert.
Vollständige und originalgetreue Archivierung aller E-Mails, auch bereits vor der Zustellung in die Postfächer der Mitarbeiter
Manipulationssichere Speicherung durch Verschlüsselung der archivierten Daten bieten einen sicheren Schutz vor Veränderung der gespeicherten E-Mails.
Manipulationssichere Exporte aus dem Archiv entsprechen in jeder Hinsicht dem Original und können durch kryptografische Signaturen gesichert werden, um sie auch außerhalb des Archivs vor Manipulationen zu schützen.
Unveränderlich – für Niemanden – Um eine missbräuchliche Benutzung der archivierten E-Mail-Daten der einzelnen Benutzer auszuschließen, werden E-Mails in Ihrer originalen Form direkt beim Eintreffen und Versand in den Rechenzentren gespeichert. Auch Administratoren haben keinen Zugriff auf die archivierten User-E-Mails.
Externen Prüfern kann über einen speziellen Benutzer der Zugriff auf das Archiv ermöglicht werden.
Vorteile für User & Unternehmen
Bedienung
- Benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Microsoft ® Outlook / Webbrowser-Zugriff und Smartphone (iOS / Android)
Zeit sparen - leicht gemacht
- Leistungsfähiges, volltextindiziertes System durchsucht in Sekundenschnelle Ihre E-Mails.
Ordnung ist das halbe Leben
- Aufwendiges Sortieren und Ordnen der E-Mails im Postfach wird überflüssig.
- E-Mails einfach wiederherstellen, beantworten oder weiterleiten!
- Postfachbegrenzungen als Instrument zur Begrenzung des Speicherbedarfs eines E-Mail-Servers werden durch die E-Mail-Archivierung überflüssig.
- Schneller Abruf und Wiederherstellung von E-Mails einfach per Knopfdruck aus dem Archiv. Fällt der E-Mail-Server aus, bleiben die E-Mails über das Archiv weiterhin zugreifbar
Kennzeichnung
- Nutzer können durch „taggen“ ihre E-Mails labeln / kennzeichnen. So ergibt sich eine bessere Transparenz und die Flut der E-Mails kann besser organisiert werden. E-Mails sind schneller auffindbar, können so z.B. einem Projekt oder Kunden besser zugeordnet werden.
Archivierung
- Individuelle Aufbewahrungsrichtlinien ermöglichen Administratoren die vollständige Kontrolle darüber zu behalten, wie lange unterschiedliche Arten von E-Mails archiviert werden. Durch die Definition, ob und wann E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden können, werden unterschiedlich rechtliche Aufbewahrungsfristen korrekt eingehalten und helfen somit bei der Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Aufbewahrung
- Eindeutige Zuordnung und Kennzeichnung aufbewahrungspflichtiger E-Mails
- Einfache Regulierung – Konfigurieren Sie die Archivierungsdauer zwischen 6 Monaten bis zu 10 Jahre.
Sicherheit immer im Blick
- Erhöhung der Sicherheit durch die Protokollierung aller Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können.
Finanzielle Vorteile
- Niedriger Anschaffungspreis
- Die laufenden Kosten werden auch bei hohen Anforderungen auf einem niedrigen Niveau gehalten
- Einsparungen durch die Reduzierung des Speicherbedarfes
- Standard Software
- Einfache Installation und Setup
- Geringe Systemanfordeungen
- Unterstützung aller virtuellen Umgebungen
- Integration in vorhandene Systeme
- Wartungsarm und zuverlässig – auch bei hohen Anforderungen
- Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
- Vereinfachung von Backup und Restore
- Entlastung von E-Mail-Servern
- Entlastung Ihrer IT-Infrastruktur sofort und nachhaltig
- Niedriger Einstiegspreis
- Durch integrierte Speichertechnologie werden die Gesamtkosten auf niedrigstem Niveau gehalten.
- Erhebliche Einsparungen dank schneller Suchmöglichkeit und Wiederherstellung von E-Mails
Unser Lösungsportfolio
